טעויות מיותרות באירועים לדור הסנדוויץ’

אנשים רבים העומדים לפני אירוע משקיעים את מיטב כספם, זמנם והאנרגיות שלהם מבלי לחשוב על מה יתאים לאורחים שלהם ולסוג האירוע. נשמע מוכר?

האם גם לכם קרה שהילדים האהובים של חבריכם השקיעו כסף רב, זמן ומחשבה במהלך תכנון האירוע עבור ההורים האהובים שגידלו אותם כל החיים, אך בסופו של דבר אתם והחברים של ההורים לא נהניתם? הכניסה למקום הייתה חשוכה? האם קרה לכם שהגעתם לאירוע ולא יכולתם לקיים שיחה עם החבר שישב צמוד אליכם בגלל מוסיקה מחרישת אוזניים? על 3 טעויות קריטיות שמארחים רבים עושים בדרך לאירוע (ומה לעשות במקום) – במאמר שלפניכם. מוזמנים לקרוא, ליישם ולשתף.

כמו שבוודאי קרה לכם לא פעם, הוזמנתם לאירוע שהושקעו בו המון כסף רצון טוב ומחשבה, אבל לא הצליחו לקלוע לצרכים של כלל האורחים ו/או לדייק את ספקי האירוע שיתאימו גם לאורחים מעל גיל 30, אולי בגלל 3 בחירות שגויות האירוע לדעתכם לא צלח.

עוד מעט נראה מה הטעות החמורה מכולן, אבל תחילה – הנה הטעות הראשונה.

טעות מס’ 1 דרך גישה חשוכה, לא נוחה ולא מוארת לחלל האירוע

הטעות הראשונה של בעלי אירוע, הוא שהם לא מוודאים תחילה האם הגישה למקום האירוע בערב, נוחה ומוארת כהלכה ומתאימה לכלל האורחים. וזאת טעות שעלולה לעלות להם ביוקר, כי אם האורחים התקשו להגיע ולהיכנס למקום האירוע, הגישה לא נוחה, לא מוארת, המרחק מייגע מהחניה למתחם, דור ה “סנדוויץ” וכל אורח שהתקשה להגיע לאירוע כבר לא נהנה, בלי שום קשר מה יהיה התוכן והמשך האירוע. אף מארח לא מעוניין לשלם הרבה כסף ושהאורחים יתקשו למצוא את המקום ובטח לא רוצה שחלילה מישהו ייפול בדרך.

אז מה כדאי לעשות? הפתרון מאוד פשוט:

• קודם כל, תבואו באחד הערבים לפני האירוע שלכם למקום תראו בדיוק את המסלול הדרך ואל תסמכו על מה שסיפרו לכם חברים, או על מה שהציג בפניכם איש המכירות של המקום. קחו את אבא שלכם בערב למקום בדקו האם ה”וייז” הוביל בקלות לכתובת, האם אחרי שחניתם נכנסתם בקלות לאולם והשביל היה מואר והגישה נוחה. ( ללא פחי זבל בצדדים, ונטות עובדות ומהמורות…)

• הקדימו תרופה למכה. לפני שדודה רחל נופלת, בקשו מבעל המקום שיסדר בצורה מושלמת את הגישה למקום. את הדק, יוסיף תאורה, ידאג לסדרני חניה, שהחניה תהיה בטוחה ונעימה לכלל האורחים. באירוע משפחתי גם סבתות מוזמנות, זה חלק מהשמחה. בדיקה מקדימה במקום ותיקון כל הגורמים המפריעים, יחסוך לכם עוגמת נפש מיותרת ואורחים כועסים מהרגע שהגיעו לשמוח איתכם.

וזה עוד כלום לעומת הטעות השנייה…

טעות מס’ 2 “הווליום הגבוה של המוסיקה באירוע”

זאת טעות קריטית שבגללה חלק גדול מהאורחים לא ייהנה באירוע.יותר מכך, יצאו באמצע האירוע ויעזבו את המקום בשלב מוקדם מאוד של הערב. חלק מהאורחים באים לרקוד ולשתות, אחרי זמן קצר הכול נראה להם ורוד ונעים. אורחים שהם מדור ה “סנדוויץ” או מבוגרים קצת יותר, רוצים לדבר, להקשיב וליצור שיחה עם מי שלא התראו עמו הרבה זמן. אורחים לא אוהבים להתכתב ב”ווטסאפ” עם מי שיושבת לצידם באירוע, לצערנו הרבה פעמים זה המצב. אין ברירה אחרת לתקשר. זה מצב ממש מתסכל באנו ליהנות, לדבר לצחוק עם חברים ופשוט לא מאפשרים לי, בגלל מוסיקה מחרישת אוזניים.

אז מה כן צריך לעשות ? הפתרון קל:

• לייצר רחבת ריקודים, תוססת ושמחה עם ציוד הגברה מקצועי. בעלי מקצוע טובים יודעים לייצר רעש היכן שצריך ושקט במקומות אחרים באירוע.
• לתכנן מפת אירוע, בה האורחים המאוד צעירים, יושבים סמוך לרחבה. לייצר מקומות ישיבה שקטים, בהם קל ונעים לדבר עבור האורחים הפחות צעירים. להימנע ממצב שבכל מקום באירוע יש מוסיקה רועשת.
• לדאוג שהבסים לא ירעידו את המקום. לעשות בדיקה מוקדמת בפגישת הספקים בין התקליטן, להקה או כל ספק מוסיקה לבין מערכת ההגברה אליה הוא מתחבר. אם עולה בעיה לפתור אותה לפני האירוע.
• ישנם מקומות שבאופן טבעי מחולקים לכמה חללים נפרדים. רבים מהלקוחות נוטים להסתכל בסוג המקומות הללו ולומר “אז איפה האירוע” או “אני לא אוהבת את החלוקה, אני רוצה חלל גדול משותף”…אם תעצרו רגע, תתבוננו על הרשימות של האורחים, תראו שלא לכולם יש את אותם צרכים, לא כולם מכירים את כולם ונכון כולם מוזמנים לאותו האירוע אבל היו שמחים לחגוג באופן טיפה שונה. הכוונה היא שיתכן שדווקא “חסרון של מקום עם חלוקה” יכול להוות פתרון טבעי ומצויין לאירוע שלכם. לייצר חלל בסגנון מועדון ממש עם מוסיקה לריקודים, בר אלכוהול ורחבה כיפית ותוססת, לצד אזורי “לאונץ” “סלונים” מעוצבים, נינוחים עם אווירה נעימה וחמימה בהם כייף להעביר ערב עם חברים, אפשרי לשמוע מה מדברים איתך ואתה מרגיש שבאמת הגעת להיפגש עם משפחה שלא התראיתם הרבה זמן. זו הזדמנות לבלות ביחד.

שום מאמר בנושא טעויות שעושים באירוע לא הזכיר מה שהרבה בעלי שמחה עושים, הרבה מדי, בזמן התכנון וההפקה המוקדמת, שהם לא בודקים את הסרטון על המחשב והמסך באולם לפני האירוע.

טעות מס’ 3  טעות כואבת במיוחד לא לבדוק באולם או בגן האם הסרט שהכנתם עובד טוב, נשמע טוב ונראה באיכות גבוהה

על פי רוב, אנשים משקיעים המון מרץ ועשייה בסרט שמתעד את יקיריהם, מפעל החיים שלהם. זה חלק מאוד מרגש באירוע, מזכרת אדירה לבעל השמחה ובעצם הדבר שהופך את האירוע מעוד אירוע, לאירוע אישי רק שלכם. לאורחים שלא באים לרקוד הרבה פעמים זה התוכן המרכזי של האירוע. גם אם האירוע מלא באמנים, אטרקציות ותכנים שונים, ברגע שהסרט הוא חלק מהאירוע הוא חייב להיות מוצג בצורה מושלמת.

אז מה כן צריך לעשות?…. לעשות :

לכו בדקו את הסרט במקום האירוע. תשאלו את בעל המקום באיזה פורמט הוא צריך את הסרט, תנו למי שהכין את הסרט בין אם זה הילד שלכם או בעל מקצוע, לדבר עם המקרין במקום. ממליצה לבדוק איך נשמע הסאונד, רמת חדות וגודל התמונה ואיך הכול מסתכרן ביחד על המסך הנתון. גם בחלק הזה אחרי השקעה גדולה ורצינית, כדי לדאוג שהאורחים היותר מבוגרים יושבים בנוחות, יכולים לצפות בקלות, ושהכתוביות גדולות מספיק . במילים אחרות קל לקרוא לראות ולשמוע את הסרטון שהכנתם. מה שהופך את כל האורחים לשותפים בשמחה שלכם.

בשורה התחתונה

כל בעל אירוע רוצה אירוע שכולם נהנים בו הרי השקעתם הרבה כסף בערב הזה.כמו שיכולתם ללמוד מהמאמר תשומת לב מוקדמת והתייחסות לפרטים הקטנים כגדולים, חשובה ביותר להצלחת האירוע. רק בעל מקצוע מנוסה שדואג לכם באירוע מול כל ספק וספק ומול כל הבעיות הצפויות והבלתי צפויות באירוע יודע למנוע טעויות יקרות. כמו מנצח על תזמורת צריך לחבר בין כל הפרטים. לתאם בין כל הספקים שתצא יצירה אחת מדוייקת ומושלמת. באירוע אין חזרה גנרלית.

עכשיו תורכם

עד עכשיו הצגתי בפניכם 3 טעויות קריטיות שקורות בהרבה אירועים. עכשיו הבמה כולה שלכם, מה תוכלו להוסיף מניסיונכם?

איזו טעות הייתם מוספים מעבר ל 3 הטעויות שהצגתי במאמר?

אנא שתפו אותנו כאן למטה, בתגובות כדי שכולנו נצא נשכרים באירוע הבא שלנו.